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Solución

Taquillas inteligentes para la gestión de dispositivos IT

En toda empresa existen dispositivos de elevado coste como proyectores, portátiles, arañas de videoconferencia, etc. que se prestan a los trabajadores para un uso puntual o teclados, portátiles, ratones y otros dispositivos que se entregan de forma definitiva para la sustitución de averiados. La administración de estos dispositivos suele correr a cargo del Departamento Informático. Por lo tanto, son los responsables de su gestión, mantenimiento, préstamo y retorno.

Por un lado, logramos tener un mayor control sobre quién usa cada dispositivo. Nuestro sistema permite la reserva del mismo equipo para diferentes rangos de fechas determinado. Así evitamos la situaciones tensas en las cuales dos personas necesitan a la vez el mismo dispositivo. Además, se obtienen una serie de estadísticas de uso de cada dispositivo sabiendo quién y cuándo ha retirado y retornado cada uno de ellos. Estos datos también nos permiten detectar si algún equipo tiene un uso excesivo y es necesario aumentar su número de unidades.

Gestión de dispositivos IT

Un armario no es forma de guardar equipos de 2.000 €

Proyectores, portátiles o arañas de videoconferencia mezclados con cargadores, recambios e instrucciones.

Estantería con paquetes y objetos personales mezclados sin control
AntesSin registro de quién se lo llevó ni cuándo vuelve, y con el material bueno mezclado.
TechLocker, consigna inteligente de Iberdrola para dispositivos IT
DespuésCada equipo en su cajón, entregado con clave y con su devolución controlada.

Así se presta y se devuelve un equipo

  1. IT precarga la taquilla

    El equipo de sistemas deja dentro los dispositivos que entrega con regularidad, para responder rápido a cualquier necesidad.

  2. El usuario reserva o le asignan uno

    Elige hora de inicio y de fin; si el equipo ya está reservado, el sistema avisa del solapamiento y no deja duplicar la reserva.

  3. Recoge con su clave

    Recibe la clave por SMS o email —y un recordatorio una hora antes— y puede dejar en el mismo momento el equipo averiado para que IT lo repare.

  4. Devuelve leyendo el QR

    Cada dispositivo lleva un código QR pegado: se acerca al lector de la consigna y se abre la puerta donde dejarlo. Si se pasa la hora, salta un aviso a los 30 minutos.

Lo que gana el departamento de informática

  • Control de quién usa cada dispositivo y desde cuándo.
  • Reservas del mismo equipo por rangos de fechas, sin discusiones por quién lo necesita antes.
  • Estadísticas de uso: si un equipo se usa demasiado, es que hacen falta más unidades.
  • Avisos automáticos: clave, recordatorio previo y alerta de devolución.
  • Entrega y recogida sin que nadie de IT tenga que estar presente.

Preguntas de los equipos de IT

¿Qué pasa si dos personas quieren el mismo proyector?
El sistema no lo permite: al reservar avisa del solapamiento. Cada equipo se reserva por rango de fechas y solo una persona lo tiene en cada momento.
¿Cómo se controla que devuelvan los equipos?
Se manda un recordatorio una hora antes de la reserva y una alerta 30 minutos después de la hora acordada de devolución. Además queda registrado quién lo tiene.
¿Sirve también para sustituir equipos averiados?
Sí. IT asigna un equipo de la taquilla al usuario, que recoge el nuevo y deja el averiado en el mismo cajón para que lo recojan y lo reparen.
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